○国立大学法人岡山大学法人文書管理規程
平成21年11月30日
岡大規程第55号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は，公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項に規定する法人文書管理規則として，国立大学法人岡山大学(以下「法人」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。
一 法人文書 法人の役員又は職員(以下「役職員」という。)が職務上作成し，又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)であって，法人の役職員が組織的に用いるものとして，法人が保有しているものをいう。ただし，次に掲げるものを除く。
イ 官報，白書，新聞，雑誌，書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
ロ 附属図書館において，公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第6条で定めるところにより，歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
二 教育・研究・医療関係文書 法人文書のうち法人の教育職員又は医療技術職員，看護職員等の組織が主体となって管理するものをいう。
三 法人文書ファイル等 法人における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
四 格付 情報の重要性や価値等を機密性，完全性及び可用性の観点から格付することをいう。
六 部局 法人本部等(法人本部(国立大学法人岡山大学事務組織規程(平成16年岡大規程第1号。以下「事務組織規程」という。)第4条に規定する本部をいう。以下同じ。)，法人監査室，研究・イノベーション共創管理統括部，学務部，国際部をいう。以下同じ。)，各学部，大学院各研究科，各研究所，岡山大学病院，各全学センター，附属図書館，総合技術部及び各機構をいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 法人に，総括文書管理者1人を置き，企画・評価・総務担当理事をもって充てる。
2 総括文書管理者は，次に掲げる事務を行う。
一 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
二 法人文書の管理に関する内閣府との連絡調整及び必要な改善措置の実施
三 法人文書の管理に関する研修の実施
四 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置
五 第36条に規定する法人文書ファイル保存要領その他この規程の施行に関し必要な細則の整備
六 その他法人文書の管理に関する事務の総括
(文書管理者及び文書管理担当者)
第4条 次の各号に掲げる事務組織に，文書管理者及び文書管理担当者を置く。
一 法人監査室
二 法人本部の各部に置く課及び室
三 研究・イノベーション共創管理統括部
四 学務部
五 国際部
イ 自然系研究科等事務部理学部事務室
ロ 自然系研究科等事務部農学部事務室
ハ 医歯薬学総合研究科等事務部薬学系事務室
七 学部等の事務部(前号の課又は室を置く事務部を除く。)
八 全学センターの事務室
九 事務組織規程第23条の規定に基づき各部課に置かれる室
3 文書管理者は，その所掌事務に関する文書管理の実施責任者として，その管理する法人文書について，次に掲げる事務を行う。
一 保存
二 保存期間が満了したときの措置の設定
三 法人文書ファイル管理簿への記載
四 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等
五 管理状況の点検等
六 法人文書の作成，第34条第1項に規定する標準文書保存期間基準の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導
4 文書管理担当者は，文書管理者(役員を除く。)が指名する者をもって充てる。
5 文書管理担当者は，第3項各号に掲げる事務について，文書管理者を補佐する。
(監査責任者)
第5条 法人に，監査責任者1人を置き，法人監査室長をもって充てる。
2 監査責任者は，法人文書の管理の状況について監査を行う。
(役職員の責務)
第6条 法人の役職員は，法の趣旨にのっとり，関連する法令及び規程等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い，法人文書を適正に管理しなければならない。
第3章 受領，配布，受付等
(文書取扱者及び文書取扱補助者)
第7条 法人本部等，学部等の各事務部及び全学センター等の各事務室に，別表第1のとおり文書取扱者及び文書取扱補助者を置く。
2 文書取扱者は，法人文書その他の文書の受領，配布，送付等に関する事務を行う。
3 文書取扱補助者は，文書取扱者を補佐する。
一 電子メールの利用による場合 当該電子メールの受信者
二 ファクシミリの利用による場合 当該ファクシミリのあて先の役職員
三 学外の会議等において受領する場合 当該会議等の出席者
3 文書取扱補助者は，文書を受領したとき又は前項により文書の配布を受けたときは，当該文書を担当職員に配布する。
(書留郵便物等の処理)
第9条 文書取扱者は，書留郵便物を受領したときは，別記様式第1号の書留郵便物処理簿に所要事項を記入し，署名等により受領を記録した上，名あて人に配布する。ただし，特別の事情がある場合は，名あて人と協議の上，他の手続によることができる。
2 文書取扱者は，親展文書を受領したときは，封かんのまま名あて人に配布する。
(誤送文書の処理)
第10条 文書取扱者及び文書取扱補助者は，その取扱範囲に属しない文書を受領したときは，当該文書を速やかに関係する文書取扱者又は文書取扱補助者に回付する。
(文書の受付)
第11条 職員は，文書(図書・印刷物，電磁的記録，儀礼的文書その他軽易な文書を除く。)の配布を受けたときは，当該文書の第1面余白に受付日付印を押印するものとする。
(文書の供閲)
第12条 他機関又は他部局等から送付された文書で，情報の共有を必要とするものは，適宜の方法により，関係者の閲覧に供するものとする。
(文書の取扱いに当たっての留意点)
第13条 文書は，常に丁寧に取り扱うとともに，その受渡しを確実に行い，汚損又は紛失しないように注意するものとする。
第4章 作成，起案，決裁及び送付
第1節 作成
(文書主義の原則)
第14条 役職員は，文書管理者の指示に従い，法第11条第1項の規定に基づき，法第1条の目的の達成に資するため，法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに法人の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。
(適切・効率的な文書作成)
第16条 文書は，原則として左横書きにより作成する。ただし，特に縦書きを必要とするものについては，この限りでない。
2 文書の作成にあたっては，常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により，分かりやすい用字用語で，的確かつ簡潔に記載しなければならない。
3 文書のとじ方は，左とじとする。ただし，縦書きの文書又は縦書きの資料が添付されている文書については，この限りでない。
4 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，電子掲示板等を活用し役職員の利用に供するものとする。
(課長以上の職にある者を名義者とする文書等)
第17条 課長(室長及び事務長を含む。以下同じ。)以上の職にある者を名義者とする文書を作成するときは，次節に定めるところにより，当該文書を起案して，名義者(法令等に定めがある場合は，当該定めに規定する者)の決裁を受けなければならない。
2 名義者がない文書で課長以上の職にある者の承認を必要とする文書を作成するときは，次節に定めるところにより，当該文書を起案して，承認を経るべき最終責任者(以下「決裁権者」という。)の決裁を受けなければならない。
第2節 起案及び決裁の手続
(起案の方法)
第18条 文書の起案は，原則として電子決裁システムにより行うものとする。ただし，電子決裁システムを用いないことが事務処理上効率的であると決裁権者が認めるときは，電子決裁システムを用いないことができる。
2 文書の起案は，原則として一の案件ごとに行うものとする。
3 起案した文書(以下「起案文書」という。)には，必要に応じ，資料を添付するものとする。
一 一定の事実，処分又は意思を伝達する文書 通知
二 依頼に関する文書 依頼
三 照会に関する文書 照会
四 他の部局等又は他の機関に対する協議に関する文書 協議
五 依頼，照会，協議等に対して回答する文書 回答
六 法令等に基づいて行政機関等に報告を行う文書 報告
七 人事の上申に関する文書 上申
八 許可，認可，承認等を求める文書 申請
2 起案文書の決裁が完了したときは，当該起案文書の起案者は，原議書の該当欄(原議書を用いない場合は，起案文書の第1面余白)に決裁を完了した日を記入する。
3 文書の日付は，原則として，決裁を完了した日とする。
(文書記号及び文書番号)
第20条 起案文書のうち，法人外又は特定の役職員若しくは学生にあてた文書であって総括文書管理者が定める基準に該当するものには，文書記号及び文書番号を付すものとする。
2 文書記号は，別表第3のとおりとする。
3 文書番号は，毎年4月1日に始まり，翌年3月31日に終わる一連の番号とする。
4 文書管理者は，文書記号及び文書番号を付した文書の管理を行うため，次の事項を記載した帳簿を備えなければならない。
一 文書記号
二 文書番号
三 件名
四 起案年月日
五 決裁完了年月日
六 受信者
七 発信者
八 先方文書の年月日
九 先方文書の記号・番号
(決裁の方法)
第21条 起案文書の決裁を受けるときは，原議書の該当欄(原議書を用いない場合は，起案文書の第1面余白)に，順次決裁者の押印，署名又はこれらに類する行為を行うことを求めるものとする。
(起案文書の訂正)
第22条 起案文書について，訂正を要すると認めたときは，起案者に連絡の上，訂正者が訂正箇所を電子決裁システムに記録して訂正するものとする。電子決裁システムを用いない場合は，訂正者が訂正箇所に押印して訂正するものとし，意見等を付す必要を認めたときは，原議書の備考等に，それらを記載するものとする。
(事務総長への回付)
第23条 学長の決裁を要する起案文書であって，事務組織内の事務の総合調整を必要とするものは，当該起案文書に係る担当理事の決裁を受ける前に，あらかじめ事務総長に回付するものとする。
(合議)
第24条 他の部局，部，課(室)(以下「関係部局等」という。)の所掌事項に関係する起案文書は，主管部局等の長の決裁を受けた後，上位の決裁者の決裁を受ける前に，当該関係部局等に合議をしなければならない。
2 前項の規定にかかわらず，事前に関係部局等との協議を終えているとき又は決裁を完了した後に関係部局等に当該文書の写しを送付することをもって足りるとされたときは，合議を省略することができる。この場合には，原議書の備考等に，その旨を明記する。
3 合議をした後に起案の趣旨に著しい変更があったとき，又は起案文書が廃案となったときは，起案者は，その旨を合議先に連絡しなければならない。
(至急文書の処理)
第25条 起案文書を至急に処理する必要があるときは，電子決裁システムにその旨を表示する。電子決裁システムを用いない場合は，原議書の所定の箇所(原議書を用いない場合は，起案文書の第1面の上部)に赤紙の付せんをし，他の文書に優先して処理しなければならない。
(代理決裁)
第26条 決裁権者は，出張等で不在の場合において急を要する文書については，代理決裁権者を定めて代理決裁させることができる。
2 前項により代理決裁した文書は，事後に決裁権者の承認を得なければならない。
(専決)
第27条 決裁権者は，定例・定型的な業務に係る文書又は軽易な文書で，決裁権者の判断すべき内容に裁量の余地が無いか又は著しく乏しいものについて，専決者を定めて専決させることができる。
(監事が調査する文書の処理)
第27条の2 国立大学法人岡山大学監事監査規則(平成16年岡大規則第8号)第10条の規定に基づき，次の各号に掲げる文書を提出するときは，学長又は専決者の決裁後，監事に文書を回付し，監事の調査を受けるものとする。
一 国立大学法人法(平成15年法律第112号)又は準用する独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)の規定による認可，承認，認定及び届出に係る書類並びに報告書その他の文部科学省令で定める書類
二 会計検査院に提出する重要な文書及びその他法人の業務に関する重要な文書等
2 前項の文書を監事に回付する際は，原議書の該当欄に，該当する文書の種類を記入する。
(公印の使用)
第28条 公印の使用については，国立大学法人岡山大学公印規程(平成16年岡大規程第5号)の定めるところによる。
第3節 送付
(送付準備及び送付)
第29条 送付を要する文書については，当該文書を作成又は起案した役職員(以下「起案者等」という。)が送付準備を行い，文書取扱者が送付する。ただし，法人内に送付するとき及び電子メール又はファクシミリにより送付するときは，起案者等が送付する。
2 前項の規定によって文書の送付が終わったときは，文書取扱者又は起案者等は，送付年月日を記録する。
(法人内への送付)
第30条 法人内に送付する文書は，原則として電子メールにより，送付先の文書取扱者又は文書取扱補助者に送付するものとする。ただし，文書の配布先があらかじめ特定されている場合は，直接配布先に送付することができる。
(電子掲示板等への掲示)
第31条 法人内に送付する文書については，許可又は承認に関するもの等当該文書の原本を送付する必要があるものを除き，送付に代えて，当該文書を電子的に保存して掲示することができる。この場合には，当該文書の起案者等は，その旨を電子メールにより，送付先の文書取扱者又は文書取扱補助者に連絡するものとする。
第5章 整理及び保存
第1節 整理
一 作成又は取得した法人文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間，保存期間の満了する日及び別表第4に基づき格付を設定すること。
二 相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物(法人文書ファイル)にまとめること。
四 法人文書ファイルの格付は，当該法人文書ファイルに含まれる法人文書のうち最も高い格付をもって設定する。
2 第32条第1号の保存期間の設定については，標準文書保存期間基準に従い，行うものとする。
3 標準文書保存期間基準の作成及び前項の保存期間の設定においては，歴史資料として重要な法人文書にあっては，1年以上の保存期間を定めるものとする。
4 第32条第1号の保存期間の起算日は，法人文書を作成し，又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
5 第32条第3号の保存期間は，法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
6 第32条第3号の保存期間の起算日は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。
第35条 削除
第2節 保存
(法人文書ファイル保存要領)
第36条 総括文書管理者は，法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう，法人文書ファイル保存要領を作成するものとする。
2 法人文書ファイル保存要領には，次に掲げる事項を記載しなければならない。
一 紙文書の保存場所・方法
二 電子文書の保存場所・方法
三 引継手続
四 その他適切な保存を確保するための措置
(保存)
第37条 文書管理者は，法人文書ファイル保存要領に従い，法人文書ファイル等について，当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなければならない。ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りでない。
第6章 法人文書ファイル管理簿
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第38条 総括文書管理者は，法人の法人文書ファイル管理簿について，施行令第15条第2項に基づき，磁気ディスクをもって調製する。
2 法人文書ファイル管理簿の様式は，別記様式第4号のとおりとする。
3 法人文書ファイル管理簿は，あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに，インターネットで公表しなければならない。
4 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め，又は変更した場合には，当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
(法人文書ファイル管理簿への記載)
第39条 文書管理者は，少なくとも毎年度1回，管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について，法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
2 前項の記載に当たっては，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，独立行政法人国立公文書館(以下「国立公文書館」という。)に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除しなければならない。
第7章 移管，廃棄又は保存期間の延長
(保存期間が満了したときの措置)
第40条 文書管理者は，法人文書ファイル等について，別表第5に基づき，保存期間の満了前のできる限り早い時期に，保存期間が満了したときの措置として，歴史資料として重要な法人文書にあっては国立公文書館への移管の措置を，それ以外のものにあっては，廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。
3 総括文書管理者は，前項の同意に当たっては，必要に応じ，国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
(移管又は廃棄)
第41条 文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，前条第1項の規定による定めに基づき，国立公文書館に移管し，又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は，前項の規定により移管する法人文書ファイル等に，法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，国立公文書館に意見を提出しなければならない。
3 文書管理者は，第1項の規定により法人文書ファイル等を廃棄するに当たっては，廃棄する法人文書ファイル等の内容に応じた方法で行うものとし，当該法人文書ファイル等に情報公開法第5条各号に規定する不開示情報が記録されているときは，当該不開示情報が漏えいしないようにしなければならない。
4 文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，国立公文書館に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等の名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が調製した別記様式第5号の移管・廃棄簿に記載しなければならない。
一 現に監査，検査等の対象になっているもの 当該監査，検査等が終了するまでの間
二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
三 現に係属している異議申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該異議申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
四 情報公開法第4条に規定する開示請求があったもの 情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，その職務の遂行上必要があると認めるときは，その必要な限度において，一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
第8章 点検・監査及び管理状況の報告
(点検・監査)
第43条 文書管理者は，自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，点検を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は，法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は，点検又は監査の結果等を踏まえ，法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第44条 文書管理者は，法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は，直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は，前項の報告を受けたときは，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告)
第45条 総括文書管理者は，法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について，毎年度，内閣府に報告するものとする。
第9章 研修
(研修の実施)
第46条 総括文書管理者は，職員に対し，法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ，又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
(研修への参加)
第47条 文書管理者は，総括文書管理者及び国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第10章 教育・研究・医療関係文書
第11章 雑則
(一般の閲覧)
第50条 この規程は，インターネットにより公表するとともに，第38条第3項の事務所において一般の閲覧に供するものとする。
(電子メールの取扱い)
第51条 電子メール(紙に印刷する等記録媒体を変換したもの又は保存の目的で記録場所を変更したものを除く。)であって総括文書管理者が定める基準に該当するものは，法人文書として取り扱う。
2 法人文書として取り扱う電子メールの保存期間，保存方法等必要な事項は，総括文書管理者が別に定める。
(雑則)
第52条 この規程に定めるもののほか，法人全体の法人文書の管理に関し必要な事項は，総括文書管理者が別に定める。
2 部局(本部等を除く。)の長は，この規程及び前項の規定に基づき総括文書管理者が定めるもののほか，当該部局における法人文書の管理に関し必要な事項を定めることができる。
附則
1 この規程は，平成21年12月1日から施行する。
2 国立大学法人岡山大学法人文書管理規程(平成16年岡大規程第3号)及び国立大学法人岡山大学文書処理規程(平成16年岡大規程第4号)は，廃止する。
3 この規程の施行の際現に前項の規定による廃止前の国立大学法人岡山大学法人文書管理規程(以下「旧規程」という。)により法人文書に設定されている保存期間(旧規程第7条第6項の規定により保存期間が延長された場合にあっては，延長後の保存期間)は，この規程により設定された保存期間とみなす。
4 この規程の施行の際現に旧規程第7条第4項各号のいずれかに該当することにより保存期間の満了する日が経過した後においても保存期間が延長されている法人文書の取扱いについては，なお従前の例による。
5 この規程の施行の際現に存する旧規程第9条第1項の規定による国立大学法人岡山大学法人文書ファイル管理簿は，第2条第4号の規定による法人文書ファイル管理簿とみなす。
附則(平成22年3月31日規程第41号)
この規程は，平成22年4月1日から施行する。
附則(平成22年7月30日規程第71号)
この規程は，平成22年8月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日規程第49号)
この規程は，平成23年4月1日から施行する。
附則(平成23年4月28日規程第72号)
この規程は，平成23年5月1日から施行する。
附則(平成23年11月1日規程第108号)
この規程は，平成23年11月15日から施行する。
附則(平成24年1月30日規程第4号)
この規程は，平成24年2月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日規程第34号)
この規程は，平成24年4月1日から施行する。
附則(平成24年4月12日規程第37号)
この規程は，平成24年4月13日から施行する。
附則(平成25年3月29日規程第28号)
この規程は，平成25年4月1日から施行する。
附則(平成25年9月30日規程第39号)
この規程は，平成25年10月1日から施行する。
附則(平成25年12月12日規程第50号)
この規程は，平成26年1月1日から施行する。
附則(平成26年6月30日規程第58号)
この規程は，平成26年7月1日から施行する。
附則(平成26年9月30日規程第72号)
この規程は，平成26年10月1日から施行する。
附則(平成27年1月1日規程第6号)
この規程は，平成27年1月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日規程第23号)
この規程は，平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日規程第45号)
この規程は，平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日規程第25号)
この規程は，平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日規程第28号)
この規程は，平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日規程第14号)
この規程は，平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月26日規程第51号)
この規程は，令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日規程第39号)
この規程は，令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年5月16日規程第65号)
この規程は，令和5年5月16日から施行し，令和5年4月1日から適用する。
附則(令和5年9月28日規程第87号)
この規程は，令和5年9月28日から施行し，令和5年4月1日から適用する。ただし，改正後の別記様式第4号及び別記様式第5号は，令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月29日規程第32号)
この規程は，令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年4月26日規程第81号)
この規程は，令和6年4月26日から施行し，令和6年4月1日から適用する。
別表第1(第7条関係)
事務組織 | 文書取扱者 | 取扱範囲 | 文書取扱補助者 | 取扱範囲 |
法人本部等及び情報統括センター事務室 | 総務・企画部総務課長が指名する者 | 法人監査室，法人本部，評価センター，保健管理センター，環境管理センター，情報統括センター，安全衛生推進機構 | 法人監査室長が指名する者 | 法人監査室 |
総務・企画部人事課長が指名する者 | 総務・企画部人事課 | |||
総務・企画部経営企画評価課長が指名する者 | 総務・企画部経営企画評価課 | |||
総務・企画部広報課長が指名する者 | 総務・企画部広報課 | |||
グッドジョブセンター事務室長が指名する者 | グッドジョブセンター | |||
財務部財務企画課長が指名する者 | 財務部財務企画課 | |||
財務部経理課長が指名する者 | 財務部経理課 | |||
財務部契約課長が指名する者 | 財務部契約課 | |||
安全衛生部保健衛生管理課長が指名する者 | 安全衛生部保健衛生管理課，保健管理センター，安全衛生推進機構 | |||
安全衛生部安全管理課長が指名する者 | 安全衛生部安全管理課 | |||
施設企画部施設企画課長が指名する者 | 施設企画部施設企画課，環境管理センター | |||
施設企画部施設保全課長が指名する者 | 施設企画部施設保全課 | |||
施設企画部施設整備課長が指名する者 | 施設企画部施設整備課 | |||
情報統括センター事務室長が指名する者 | 情報統括センター | |||
研究・イノベーション共創管理統括部 | 研究・イノベーション共創管理統括部研究協力課長が指名する者 | 研究・イノベーション共創機構，自然生命科学研究支援センター | 研究・イノベーション共創管理統括部産学連携課長が指名する者 | 研究・イノベーション共創管理統括部産学連携課(以下「産学連携課」という。)，研究・イノベーション共創機構研究企画戦略室(産学連携課関係)，研究・イノベーション共創機構各本部(産学連携課関係) |
研究・イノベーション共創管理統括部社会共創課長が指名する者 | 研究・イノベーション共創管理統括部社会共創課(以下「社会共創課」という。)，研究・イノベーション共創機構研究企画戦略室(社会共創課関係)，研究・イノベーション共創機構各本部(社会共創課関係) | |||
学務部 | 学務部学務企画課長が指名する者 | 学務部，教育推進機構，AI・数理データサイエンスセンター | 学務部学生支援課長が指名する者 | 学務部学生支援課 |
学務部入試課長が指名する者 | 学務部入試課 | |||
学務部グローバル・ディスカバリー・プログラム事務室長が指名する者 | 学務部グローバル・ディスカバリー・プログラム事務室 | |||
国際部 | 国際部国際企画課長が指名する者 | 国際部，グローバル人材育成院 | 国際部留学交流課長が指名する者 | 国際部留学交流課，グローバル人材育成院 |
大学院社会文化科学研究科等事務部 | 大学院社会文化科学研究科等事務長が指名する者 | 文学部，法学部，経済学部，社会文化科学研究科，法務研究科，社会文化科学学域，法務学域，文明動態学研究所 | ||
教育学系事務部 | 教育学系事務長が指名する者 | 教育学部，教育学研究科，特別支援教育特別専攻科，養護教諭特別別科，教師教育開発センター，教育学域 | ||
自然系研究科等事務部 | 自然系研究科等総務課長が指名する者 | 理学部，工学部，環境理工学部，農学部，環境生命自然科学研究科，ヘルスシステム統合科学研究科，異分野基礎科学研究所，生殖補助医療技術教育研究センター，グリーンイノベーションセンター，環境生命自然科学学域 | 自然系研究科等会計課長が指名する者 | 自然系研究科等会計課 |
自然系研究科等学務課長が指名する者 | 自然系研究科等学務課 | |||
自然系研究科等理学部事務室長が指名する者 | 自然系研究科等理学部事務室，異分野基礎科学研究所 | |||
自然系研究科等農学部事務室長が指名する者 | 自然系研究科等農学部事務室，生殖補助医療技術教育研究センター | |||
大学院医歯薬学総合研究科等事務部 | 大学院医歯薬学総合研究科等総務課長が指名する者 | 医学部，歯学部，薬学部，保健学研究科，医歯薬学総合研究科，中性子医療研究センター，医歯薬学域，保健学域，ヘルスシステム統合科学学域 | 医歯薬学総合研究科等会計課長が指名する者 | 医歯薬学総合研究科等会計課 |
医歯薬学総合研究科等学務課長が指名する者 | 医歯薬学総合研究科等学務課，医療教育統合開発センター | |||
医歯薬学総合研究科等薬学系事務室事務長が指名する者 | 医歯薬学総合研究科等薬学系事務室 | |||
資源植物科学研究所事務部 | 資源植物科学研究所事務長が指名する者 | 資源植物科学研究所 | ||
惑星物質研究所事務部 | 惑星物質研究所事務長が指名する者 | 惑星物質研究所 | ||
岡山大学病院事務部 | 岡山大学病院総務課長が指名する者 | 岡山大学病院 | 岡山大学病院企画・広報課長が指名する者 | 岡山大学病院企画・広報課 |
岡山大学病院研究推進課長が指名する者 | 岡山大学病院研究推進課 | |||
岡山大学病院経営・管理課長が指名する者 | 岡山大学病院経営・管理課 | |||
岡山大学病院施設管理課長が指名する者 | 岡山大学病院施設管理課 | |||
岡山大学病院医事課長が指名する者 | 岡山大学病院医事課 | |||
附属図書館事務部 | 附属図書館情報管理課長が指名する者 | 附属図書館 | 附属図書館学術情報サービス課長が指名する者 | 附属図書館学術情報サービス課 |
総合技術部 | 総合技術部長が指名する者 | 総合技術部 | ||
別表第2(第15条，第33条及び第34条関係)
法人文書の保存期間基準
事項 | 業務の区分 | 当該業務に係る法人文書の類型(施行令別表の該当項) | 保存期間 | 具体例 | |
国立大学法人岡山大学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯 | |||||
1 | 設立又は改廃及びその経緯 | 組織の存立に関する重要な経緯 | 設立又は改廃に係る登記，財産的基礎に関する文書 | 無期限 | ・登記書 ・国有財産台帳 ・資本金台帳 ・庁舎図面 ・承継計画書 |
2 | 学則，規則，規程の制定又は改廃及びその経緯 | (1) 立案の検討 | イ 立案基礎文書 | 30年 | ・業務方針 ・業務計画 ・学長指示 |
ロ 立案の検討に関する調査研究文書 | ・調査・検討資料 ・関係団体・関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案の検討に関する会議等文書 | ・開催経緯 ・諮問 ・議事概要・議事録 ・配付資料 ・答申等 | ||||
(2) 関係機関等への協議 | 関係機関等協議文書 | ・協議案 ・関係機関等からの質問・意見 ・関係機関等への回答 | |||
(3) 文部科学大臣の同意 | 文部科学大臣の同意を求めるための決裁文書及び提出された文書 | ・管理学則案 ・理由，新旧対照条文，参照条文 ・同意書 | |||
(4) 制定又は改廃 | 制定又は改廃のための決裁文書 | ・管理学則案 ・全学規程案 ・理由，新旧対照条文，参照条文 | |||
(5) 文部科学大臣への届出 | 文部科学大臣への届出に関する文書 | ・届出書 | |||
(6) 公表 | 公表に関する文書 | ・公表書 | |||
3 | 法令の規定に基づく文部科学大臣の認可，承認の求め，届出等及びその経緯 | 独立行政法人通則法，国立大学法人法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可，承認の求め，届出等に関する立案の検討その他の経緯 | イ 立案基礎文書 | 10年 | ・中期目標 ・業務方針 ・学長指示 |
ロ 立案の検討に関する調査研究文書 | ・調査・検討資料 ・関係団体・関係者のヒアリング | ||||
ハ 評価委員会に意見聴取のための資料として提出された文書，評価委員会における議事が記録された文書及び評価委員会の決定又は了解に至る過程が記録された文書 | ・開催経緯 ・諮問 ・議事概要・議事録 ・配付資料 ・意見 | ||||
ニ 認可，承認の求め，届出等を行うための決裁文書及び提出された文書 | ・業務方法書案 ・中期計画案 ・年度計画案 ・届出案 ・報告案 | ||||
ホ 公表に関する文書 | ・公表書 | ||||
4 | 業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解(他の項に掲げるもの除く。) | 業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯 | イ 立案基礎文書 | 10年 | ・業務方針 ・業務計画 ・学長指示 |
ロ 立案の検討に関する調査研究文書 | ・調査・検討資料 ・関係団体・関係者のヒアリング | ||||
ハ 役員会，経営協議会及び教育研究評議会に検討のため資料として提出された文書 | ・配付資料 | ||||
ニ 決定又は了解の内容が記録された文書 | ・議事概要・要旨 ・決定・了解文書 | ||||
5 | 運営費交付金，施設費及び会計検査に関する事項(3の項に掲げるものを除く。) | (1) 運営費交付金等の要求に関する重要な経緯 | 運営費交付金，施設費等の要求に関する文書 | 10年 | ・要求関係資料 |
(2) 会計検査に関する重要な経緯 | イ 会計検査院に提出又は送付した計算書及び証拠書類の決裁文書 | 5年 | ・計算書案 ・証拠書類案 | ||
ロ 会計検査院の検査を受けた結果に関する文書 | ・意見又は処置要求(※会計検査院保有のものを除く。) | ||||
国立大学法人岡山大学の職員の人事に関する決定又はその経緯 | |||||
6 | 職員の人事に関する事項(1の項から5の項までに掲げるものを除く。) | (1) 職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯 | イ 計画の立案に関する調査研究文書(十七の項) | 3年 | ・外国・自治体・民間企業の状況調査 ・関係団体・関係者のヒアリング |
ロ 計画を制定又は改廃するための決裁文書(十七の項) | ・計画案 | ||||
ハ 職員の研修の実施状況が記録された文書(十七の項) | ・実績 | ||||
(2) 職員の兼業の許可に関する重要な経緯 | 職員の兼業の許可の申請書及び当該申請に対する許可に関する文書(十八の項) | 3年 | ・申請書 ・承認書 | ||
(3) 退職手当の支給に関する重要な経緯 | 退職手当の支給に関する決定の内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書(十九の項) | 支給制限その他の支給に関する処分を行うことができる期間又は5年のいずれか長い期間 | ・調書 | ||
国立大学法人岡山大学の教育に関する決定又はその経緯 | |||||
7 | 学生募集に関する事項 | 学生募集の企画の検討その他の経緯 | イ 立案基礎文書 | 5年 | ・業務方針 ・業務計画 ・学長指示 |
ロ 立案の検討に関する調査研究文書 | ・調査・検討資料 ・関係団体・関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案の検討に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ・開催経緯 ・議事概要・要旨 ・配付資料 | ||||
ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書 | ・企画書 ・広報資料 ・実績報告書 | ||||
8 | 入学者選抜に関する事項 | 入学者選抜に関する事務の実施その他の経緯 | イ 立案基礎文書 | 10年 | ・業務方針 ・業務計画 ・学長指示 |
ロ 立案の検討に関する調査研究文書 | ・調査・検討資料 ・関係団体・関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案の検討に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ・開催経緯 ・議事概要・要旨 ・配付資料 | ||||
ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書 | ・企画書 ・仕様書 ・実績報告書 | ||||
9 | 入学手続に関する事項 | 入学手続に関する事務の実施その他の経緯 | イ 立案基礎文書 | 10年 | ・業務方針 ・業務計画 ・学長指示 |
ロ 立案の検討に関する調査研究文書 | ・調査・検討資料 ・関係団体・関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案の検討に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ・開催経緯 ・議事概要・要旨 ・配付資料 | ||||
ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書 | ・企画書 ・仕様書 ・実績報告書 | ||||
10 | 教務に関する事項 | 教務に関する事務の実施その他の経緯 | イ 立案・処分等に関する基礎文書 | 10年 | ・業務方針 ・業務計画 ・学長指示 |
ロ 立案・処分等の検討に関する調査研究文書 | ・調査・検討資料 ・関係団体・関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案・処分等の検討に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ・開催経緯 ・議事概要・要旨 ・配付資料 | ||||
ニ 企画・処分等を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書 | ・企画書 ・仕様書 | ||||
ホ 実施の結果が記録された文書 | 無期限 | ・学籍関係文書 ・卒業・修了証書発行台帳 ・学位授与関係文書 | |||
11 | 学生支援に関する事項 | 学生支援に関する事務の実施その他の経緯 | イ 立案・管理に関する基礎文書 | 5年 | ・業務方針 ・業務計画 ・学長指示 |
ロ 立案・管理に関する調査研究文書 | ・調査・検討資料 ・関係団体・関係者のヒアリング | ||||
ハ 立案・管理に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ・開催経緯 ・議事概要・要旨 ・配付資料 | ||||
ニ 企画・管理を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書 | ・企画書 ・仕様書 | ||||
国立大学法人岡山大学の学術研究に関する決定及びその経緯 | |||||
12 | 学術研究に関する事項(1の項から11の項に該当するものを除く。) | (1) 個別の研究事業の実施その他の重要な経緯 | イ 立案・申請に関する基礎文書・調査研究文書 | 5年 | ・調査・検討資料 ・関係研究機関・企業・関係者との調整に関する文書 |
ロ 立案・申請に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ・開催経緯 ・議事概要・要旨 ・配付資料 | ||||
ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書 | ・企画書 ・採択通知 ・事業成果報告書 | ||||
(2) 機関として行う大型研究プロジェクト事業の企画立案・実施その他の重要な経緯 | イ 立案・申請に関する基礎文書・調査研究文書 | 10年 | ・業務方針 ・業務計画 ・学長指示 ・調査・検討資料 ・関係団体・関係者との調整に関する文書 | ||
ロ 立案・申請に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ・開催経緯 ・議事概要・要旨 ・配付資料 | ||||
ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書 | ・企画書 ・採択通知 ・事業成果報告書 | ||||
(3) 学術研究の実施に伴い行う申請等に関する事務の実施その他の重要な経緯 | イ 立案に関する基礎文書・調査研究文書 | 30年 | ・業務方針・計画 ・学長指示 | ||
ロ 立案に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ・開催経緯 ・議事概要・要旨・配付資料 | ||||
ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書 | ・国有特許・国際特許申請書類 ・省庁等ヒアリング ・各種承認申請書類 | ||||
13 | 学術研究関係資料に関する文書 | 学術研究関係資料の収集・管理に関する事務の実施その他の重要な経緯 | イ 立案・基準・管理に関する基礎文書 | 10年 | ・業務方針・業務計画 ・学長指示 |
ロ 立案・基準・管理に関する調査研究文書 | ・調査・検討資料 ・海外機関・関係者との調整に関する文書 | ||||
ハ 立案・基準・管理に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ・開催経緯 ・議事概要・要旨 ・配付資料 | ||||
事業を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書 | 5年 | ・相互利用 ・除籍，購入，寄贈及び交換 | |||
学術研究関係資料の内容が記録された文書 | 無期限 | ・蔵書目録 ・利用統計 ・蔵書統計 | |||
国立大学法人岡山大学と地域社会との連携，国際交流に関する事項 | |||||
14 | 国際交流に関する事項 | 国際交流事業に関する事務の実施その他の重要な経緯 | イ 立案に関する基礎文書 | 10年 | ・業務方針・業務計画 ・学長指示 |
ロ 立案に関する調査研究文書 | ・調査・検討資料 ・海外機関・関係者との調整に関する文書 | ||||
ハ 立案に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ・開催経緯 ・議事概要・要旨 ・配付資料 | ||||
ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書 | ・交流協定書 | ||||
15 | 地域社会との連携に関する事項 | 地域社会との連携に関する事業の実施その他の重要な経緯 | イ 企画・立案に関する基礎文書 | 10年 | ・業務方針・業務計画 ・学長指示 |
ロ 企画・立案に関する調査研究文書 | ・調査・検討資料 ・自治体・関係者との会議等調整に関する文書 | ||||
ハ 企画・立案に関する役員会，経営協議会及び教育研究評議会等文書 | ・開催経緯 ・議事概要・要旨 ・配付資料 | ||||
ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書 | ・企画書 ・実施報告書 | ||||
個人の権利義務の得喪及びその経緯 | |||||
16 | 個人の権利義務の得喪及びその経緯 | (1) 行政手続法(平成5年法律第88号)第5条第1項の審査基準，同法第12条第1項の処分基準，同法第6条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯 | イ 立案の検討に関する会議等文書 | 10年 | ・開催経緯 ・諮問 ・議事概要・議事録 ・配付資料 ・中間答申，最終答申，中間報告，最終報告，建議，提言 |
ロ 立案の検討に関する調査研究文書 | ・外国・自治体・民間企業の状況調査 ・関係団体・関係者のヒアリング | ||||
ハ 行政手続法第5条第1項の審査基準，第12条第1項の処分基準を定めるための決裁文書 | ・審査基準案・処分基準案 | ||||
ニ 行政手続法第6条の標準的な期間を定めるための決裁文書 | ・標準処理期間案 | ||||
(2) 許認可等に関する重要な経緯 | 許認可等をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書(十一の項) | 許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後5年 | ・審査案 ・理由 | ||
(3) 不利益処分に関する重要な経緯 | 不利益処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書 | 5年 | ・処分案 ・理由 | ||
(4) 異議申立てに関する会議等における検討その他の重要な経緯 | イ 異議申立書又は口頭による異議申立てにおける陳述の内容を録取した文書 | 裁決，決定その他の処分がされる日に係る特定日以後10年 | ・異議申立書 ・録取書 | ||
ロ 会議等文書 | ・諮問 ・議事概要・議事録 ・配付資料 ・答申，建議，意見 | ||||
ハ 裁決，決定その他の処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書 | ・弁明書 ・反論書 ・意見書 | ||||
ニ 裁決書又は決定書 | ・裁決・決定書 | ||||
(5) 国立大学法人岡山大学を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯 | イ 訴訟の提起に関する文書 | 訴訟が終結する日に係る特定日以後10年 | ・訴状 ・期日呼出状 | ||
ロ 訴訟における主張又は立証に関する文書 | ・答弁書 ・準備書面 ・各種申立書 ・口頭弁論 ・証人等調書 ・書証 | ||||
ハ 判決書又は和解調書 | ・判決書 ・和解調書 | ||||
その他の事項 | |||||
17 | 栄典又は表彰に関する事項 | 栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯 | 栄典又は表彰の授与又ははく奪のための決裁文書 | 10年 | ・選考基準 ・選考案 ・伝達 |
栄典又は表彰の授与の結果を証明する文書 | 無期限 | ・受賞者名簿 | |||
18 | 文書の管理等に関する事項 | 文書の管理等 | イ 法人文書ファイル管理簿その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき法人文書(三十の項) | 常用 | ・法人文書ファイル管理簿 |
ロ 取得した文書の管理を行うための帳簿(三十一の項) | 5年 | ・受付簿 | |||
ハ 決裁文書の管理を行うための帳簿(三十二の項) | 30年 | ・決裁簿 | |||
ニ 法人文書ファイル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿(三十三の項) | 20年 | ・移管・廃棄簿 | |||
19 | 法令，条例，閣議その他の事項に関する関係機関，地方公共団体との協議又は調整に関する事項(1の項から18の項までに掲げるものを除く。) | 法令，条例，閣議その他の事項に関する関係機関，地方公共団体との協議又は調整及びその経緯 | 法令，条例，閣議その他の事項に関する関係機関，地方公共団体との協議又は調整に関する文書 | 10年 | ・照会・回答文書 ・取得文書 ・議事概要・議事録 ・配付資料 ・報告書 |
備考 一 この表における次に掲げる用語の意義は，それぞれ次に定めるとおりとする。 1 立案基礎文書 立案の基礎となった業務方針，計画等が記録された文書 2 会議等文書 会議その他の合議制の機関又は専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合(この表において「会議等」という。)に検討のための資料として提出された文書及び会議等の議事，答申，建議，報告若しくは意見が記録された文書その他会議等における決定若しくは了解又はこれらに至る過程が記録された文書 3 調査研究文書 調査又は研究の結果及び当該結果に至る過程が記録された文書 4 決裁文書 法人の意思決定の権限を有する者が押印，署名又はこれらに類する行為を行うことにより，その内容を法人の意思として決定し，又は確認した法人文書 5 特定日 第34条の保存期間が確定することとなる日の属する年度の翌年度の4月1日(当該確定することとなる日から1年以内の日であって，4月1日以外の日を特定日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日) 二 1の項から19の項の各項について，人事院規則その他の規定・通知等により別に保存年限の定めがあるものは，当該定めによる。 三 本表の第三欄は，法第4条の趣旨を踏まえ，経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証する観点から重要な法人文書を示しているものであることから，同欄における「過程が記録された文書」は，法人における重要な経緯が記録された文書である。 四 本表各項の第四欄に掲げる保存期間については，それぞれ当該各項の第二欄に掲げる業務を主管する課等に適用するものとする。 五 本表が適用されない法人文書については，文書管理者は，本表の規定を参酌し，当該文書管理者が所掌する事務及び事業の性質，内容等に応じた標準文書保存期間基準を定めるものとする。 | |||||
別表第3(第20条関係)
文書記号
部局等 | 文書記号 | ||
法人監査室 | 岡大 法監 | ||
法人本部 | 総務・企画部 総務課 | 岡大 総総 | |
〃 人事課 | 〃 総人 | ||
〃 経営企画評価課 | 〃 総経 | ||
〃 広報課 | 〃 総広 | ||
〃 法務・コンプライアンス対策室 | 〃 総法 | ||
〃 グッドジョブセンター | 〃 総グ | ||
財務部 財務企画課 | 〃 財財 | ||
〃 経理課 | 〃 財経 | ||
〃 契約課 | 〃 財契 | ||
安全衛生部 保健衛生管理課 | 〃 安保 | ||
〃 安全管理課 | 〃 安管 | ||
施設企画部 施設企画課 | 〃 施企 | ||
〃 施設保全課 | 〃 施保 | ||
〃 施設整備課 | 〃 施整 | ||
研究・イノベーション共創管理統括部 研究協力課 | 〃 研イ機研 | ||
〃 産学連携課 | 〃 研イ機産 | ||
〃 社会共創課 | 〃 研イ機社 | ||
学務部 学務企画課 | 〃 学企 | ||
〃 学生支援課 | 〃 学支 | ||
〃 入試課 | 〃 学入 | ||
国際部 国際企画課 | 〃 国国 | ||
〃 留学交流課 | 〃 国留 | ||
文学部 法学部 経済学部 社会文化科学研究科 法務研究科 社会文化科学学域 法務学域 文明動態学研究所 | 〃 社文 | ||
教育学部(附属学校園を除く。) 教育学研究科 特別支援教育特別専攻科 養護教諭特別別科 教育学域 | 〃 教 | ||
教育学部 | 附属幼稚園 | 〃 附幼 | |
附属小学校 | 〃 附小 | ||
附属中学校 | 〃 附中 | ||
附属特別支援学校 | 〃 附特 | ||
理学部 工学部 環境理工学部 農学部 環境生命自然科学研究科 ヘルスシステム統合科学研究科 異分野基礎科学研究所 生殖補助医療技術教育研究センター 環境生命自然科学学域 | 総務課 | 〃 自総 | |
会計課 | 〃 自会 | ||
学務課 | 〃 自学 | ||
理学部事務室 | 〃 自理 | ||
農学部事務室 | 〃 自農 | ||
医学部，歯学部 薬学部， 保健学研究科 医歯薬学総合研究科 医歯薬学域 保健学域 ヘルスシステム統合科学学域 | 総務課 | 〃 医歯薬総 | |
会計課 | 〃 医歯薬会 | ||
学務課 | 〃 医歯薬学 | ||
薬学系事務室 | 〃 医歯薬薬 | ||
資源植物科学研究所 | 〃 植物研 | ||
惑星物質研究所 | 〃 惑星研 | ||
岡山大学病院 | 総務課 | 〃 病総 | |
企画・広報課 | 〃 病企広 | ||
研究推進課 | 〃 病研 | ||
経営・管理課 | 〃 病経管 | ||
施設管理課 | 〃 病施 | ||
医事課 | 〃 病医 | ||
評価センター | 〃 評セ | ||
保健管理センター | 〃 保セ | ||
環境管理センター | 〃 環セ | ||
情報統括センター | 〃 情セ | ||
グローバル人材育成院 | 〃 グ院 | ||
教師教育開発センター | 〃 師セ | ||
中性子医療研究センター | 〃 中セ | ||
自然生命科学研究支援センター | 〃 自セ | ||
附属図書館 | 情報管理課 | 〃 情管 | |
学術情報サービス課 | 〃 情サ | ||
中央図書館 | 〃 図中 | ||
鹿田分館 | 〃 図鹿 | ||
資源植物科学研究所分館 | 〃 図植物研 | ||
教育推進機構 | 〃 教機 | ||
研究・イノベーション共創機構 | 〃 研イ機 | ||
安全衛生推進機構 | 〃 安衛機 | ||
総合技術部 | 〃 総合技 | ||
別表第4(第32条関係)
格付区分 | 分類の基準 | |
機密性 (アクセスを認可された者だけが，当該情報にアクセスできる状態を確保すること) | 機密性3情報 | 秘密保全の必要が高く，その漏えいが本学の組織運営又は業務遂行に深刻かつ重大な損害を与えるおそれのある情報を含む情報 |
機密性2情報 | 独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第5条各号における不開示情報に該当すると判断される蓋然性の高い情報を含むものであって，機密性3以外の情報 | |
機密性1情報 | 機密性2情報又は機密性3情報以外の情報 | |
完全性 (破壊，改ざん又は消去されていない状態を確保すること) | 完全性2情報 | 改ざん，誤びゅう又は破損により，利用者の権利が侵害され又は本学活動の適確な遂行に支障(軽微なものを除く。)を及ぼすおそれがある情報 |
完全性1情報 | 完全性2以外の情報 | |
可用性 (アクセスを認可された者が，必要時に中断することなく，当該情報にアクセスできる状態を確保すること) | 可用性2情報 | 滅失，紛失又は当該情報が利用不可能であることにより，利用者の権利が侵害され又は本学活動の安定的な遂行に支障(軽微なものを除く。)を及ぼすおそれがある情報 |
可用性1情報 | 可用性2以外の情報 | |
別表第5(第40条関係)
保存期間満了時の措置の設定基準
1 基本的考え方
法第1条の目的において，「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が，健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として，主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ，法第4条において，経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け，検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており，以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は，「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり，保存期間満了後には国立公文書館に移管するものとする。
【Ⅰ】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程，決定，実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書 【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書 【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境，自然環境等に関する重要な情報が記録された文書 【Ⅳ】国の歴史，文化，学術，事件等に関する重要な情報が記録された文書 |
2 具体的な移管・廃棄の判断指針
1の基本的考え方に基づいて，個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置(移管・廃棄)の判断については，以下の(1)・(2)に沿って行う。
事項 | 業務の区分 | 保存期間満了時の措置 | |
国立大学法人岡山大学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯 | |||
1 | 設立又は改廃及びその経緯 | 組織の存立に関する重要な経緯 | 移管 |
2 | 学則，規則，規程の制定又は改廃及びその経緯 | (1) 立案の検討 | 廃棄 |
(2) 関係機関等への協議 | |||
(3) 文部科学大臣の同意 | |||
(4) 制定又は改廃 | |||
(5) 文部科学大臣への届出 | |||
(6) 公表 | |||
3 | 法令の規定に基づく文部科学大臣の認可，承認の求め，届出等及びその経緯 | 独立行政法人通則法，国立大学法人法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可，承認の求め，届出等に関する立案の検討その他の経緯 | 廃棄 |
4 | 業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解(他の項に掲げるものを除く。) | 業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯 | 廃棄 |
5 | 運営費交付金，施設費及び会計検査に関する事項(3の項に掲げるものを除く。) | (1) 運営費交付金等の要求に関する重要な経緯 | 廃棄 |
(2) 会計検査に関する重要な経緯 | |||
国立大学法人岡山大学の職員の人事に関する決定又はその経緯 | |||
6 | 職員の人事に関する事項(1の項から5の項までに掲げるものを除く。) | (1) 職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯 | 廃棄 |
(2) 職員の兼業の許可に関する重要な経緯 | |||
(3) 退職手当の支給に関する重要な経緯 | |||
国立大学法人岡山大学の教育に関する決定又はその経緯 | |||
7 | 学生募集に関する事項 | 学生募集の企画の検討その他の経緯 | 廃棄 |
8 | 入学者選抜に関する事項 | 入学者選抜に関する事務の実施その他の経緯 | 廃棄 |
9 | 入学手続に関する事項 | 入学手続に関する事務の実施その他の経緯 | 廃棄 |
10 | 教務に関する事項 | 教務に関する事務の実施その他の経緯 | 廃棄 |
11 | 学生支援に関する事項 | 学生支援に関する事務の実施その他の経緯 | 廃棄 |
国立大学法人岡山大学の学術研究に関する決定及びその経緯 | |||
12 | 学術研究に関する事項(1の項から11の項に該当するものを除く。) | (1) 個別の研究事業の実施その他の重要な経緯 | 廃棄 |
(2) 機関として行う大型研究プロジェクト事業の企画立案・実施その他の重要な経緯 | |||
(3) 学術研究の実施に伴い行う申請等に関する事務の実施その他の重要な経緯 | |||
13 | 学術研究関係資料に関する文書 | 学術研究関係資料の収集・管理に関する事務の実施その他の重要な経緯 | 廃棄 |
国立大学法人岡山大学と地域社会との連携，国際交流に関する事項 | |||
14 | 国際交流に関する事項 | 国際交流事業に関する事務の実施その他の重要な経緯 | 廃棄 |
15 | 地域社会との連携に関する事項 | 地域社会との連携に関する事業の実施その他の重要な経緯 | 廃棄 |
個人の権利義務の得喪及びその経緯 | |||
16 | 個人の権利義務の得喪及びその経緯 | (1) 行政手続法第5条第1項ロの審査基準，第12条第1項の処分基準，同法第6条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯 | 廃棄 |
(2) 許認可等に関する重要な経緯 | |||
(3) 不利益処分に関する重要な経緯 | |||
(4) 異議申立てに関する会議等における検討その他の重要な経緯 | |||
(5) 国立大学法人岡山大学を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯 | |||
その他の事項 | |||
17 | 栄典又は表彰に関する事項 | 栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯 | 廃棄 |
18 | 文書の管理等に関する事項 | 文書の管理等 | 廃棄 |
19 | 法令，条例，閣議その他の事項に関する関係機関，地方公共団体との協議又は調整に関する事項(1の項から18の項までに掲げるものを除く。) | 法令，条例，閣議その他の事項に関する関係機関，地方公共団体との協議又は調整及びその経緯 | 廃棄 |
注
①「移管」とされている文書が含まれている法人文書ファイル等はすべて移管することとする。
②「廃棄」とされているものであっても，1の基本的考え方に照らして，国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって，社会的な影響が大きく政府全体として対応し，その教訓が将来に活かされるようなものについては，移管が必要となる。
③移管については，当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。
(2) 上記に記載のない業務に関しては，1の基本的考え方に照らして，各文書管理者において個別に判断するものとする。
