学生の個人情報が他の学生から閲覧可能となった事案について

2024年11月15日

　この度、本学医歯薬学総合研究科等学務課において、就職情報を共有するオンライン会議ツールに、誤って学生名簿をアップロードしたことにより、当該ページにアクセスできる学生が、学生名簿に掲載されている他の学生の個人情報を閲覧可能となる事案が発生したので、以下のとおり公表します。
　ここに謹んで深くお詫び申し上げるとともに、本事案が発生したことを本学として厳粛に受け止め、今後、個人情報の厳正な管理のさらなる徹底を大学全体で取り組み、再発防止に努めてまいります。

１．経緯
　医歯薬学総合研究科で就職活動を希望する学生に必要な情報を共有するために作成したオンライン会議ツールのページに、１０月１０日に職員が誤って学生名簿をアップロードしたことにより、医歯薬学総合研究科の学生名簿が、当該ページにアクセスできる学生から閲覧可能な状況となっていたことが、１０月１５日、登録された学生が指導教員に相談、指導教員からの通報により判明しました。
　なお学生名簿にはパスワード設定がなされておらず、ファイルを開封、ダウンロードできる状況にありました。

２．学生名簿に含まれる個人情報
　入学年度，学生区分，履修プログラム名，指導教員名，所属教育研究分野名，学籍番号，氏名，フリガナ，英文氏名，証明書氏名，性別名，旧氏名(改姓前），生年月日西暦，研究科コード，研究科名，専攻名，在籍年次，学生身分名，履修年次，現況区分，社会人区分，備考，国籍名，留学生区分，留学生経費負担区分，指導教員コード，電話番号，携帯電話，大学メールアドレス，在籍期間，在籍月数，在学期間，在学月数，休学期間，休学月数，休学期間，休学月数，入学年月日，学系所属

３．現在までの対応
　事実判明後直ちに学生名簿を削除するとともに、当該ページへのアクセス状況を確認したところ、アクセスした学生が3人おり、そのうち3人が、当該ファイルをダウンロード、開封していることを確認しました。アクセスした3人の学生から、アクセス時に使用した機器に当該ファイルがダウンロードされていた場合には削除したこと、また、他へ転送するなど利用していないことの確認、また、当該ファイルを開封した者には、閲覧した個人情報を他者に伝えていないことを確認しました。加えて、個人情報を含む当該ファイルへのアクセスログがある者全員の使用機器から、当該ファイルが完全に削除されていることを職員が目視で確認しました。当該ファイルの閲覧、ダウンロード又はその両方を行ったか、行った場合は他者へ取得した情報を伝えていないか、転送等は行っていないかを確認する内容の確認書類を作成しています。加えて、当該ファイルへアクセスできた可能性のある学生全員からも確認書類を作成し、当該ファイルのダウンロード、開封していないことを確認しています。現在のところ当該情報の拡散及び不正使用は確認されておりません。
　また、関係する学生には、本事案について報告及び謝罪を行っております。

４．再発防止について
　本事案の発生原因は、オンライン会議ツールの操作ミス、オンライン会議ツールに担当者のみが登録されており、他職員の確認が出来なかったこと、及び個人情報の取扱いが不適切であったことによります。再発防止のため、今後は、業務運用手順の見直し及びパスワード伝達方法の再確認を行い、また、改めて個人情報を含む学生情報の取扱いを徹底し、個人情報の適切な管理に一層努めてまいります。

岡山大学長
那須　保友


【本件問い合わせ先】
岡山大学総務・企画部　総務課
TEL:086-251-7017